FutureXL B.V. (hierna: “FutureXL”) is gevestigd te De Opslach 79, 8448 GV Heerenveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77579348. Nevenvestiging: Prins Bernhardlaan 4b, 2405 VZ Alphen aan den Rijn.
FutureXL respecteert de privacy van alle betrokkenen: kandidaten, opdrachtgevers, websitebezoekers en overige relaties. In deze verklaring legt FutureXL uit welke persoonsgegevens zij verwerkt, op welke grondslag, voor welk doel en hoe lang, alsmede welke rechten betrokkenen hebben.
FutureXL houdt zich in alle gevallen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
1. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
Naam: FutureXL B.V.
Adres: De Opslach 79, 8448 GV Heerenveen
Telefoon: +31 172 263 191
E-mail: info@futurexl.nl (o.v.v. ‘Privacy’)
FutureXL heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen worden behandeld door de directie en kunnen worden gericht aan info@futurexl.nl onder vermelding van ‘Privacy’.
Website: https://www.futurexl.nl
2. Categorieën betrokkenen en verwerkte gegevens
FutureXL verwerkt persoonsgegevens van drie categorieën betrokkenen:
2.1 Kandidaten
FutureXL verwerkt de volgende gegevens van (potentiële) kandidaten:
- NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
- Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
- Geboortedatum en -plaats
- Geslacht
- CV-inhoud (werkervaring, opleiding, competenties)
- Motivatie en voorkeuren ten aanzien van vacatures
- Correspondentie in het kader van de bemiddeling
- Referentiegegevens (indien van toepassing en met toestemming)
2.2 Opdrachtgevers en zakelijke relaties
FutureXL verwerkt de volgende gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers:
- Naam en functie
- Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
- Organisatienaam en -adres
- Correspondentie in het kader van de opdracht
2.3 Websitebezoekers
FutureXL verwerkt de volgende gegevens van bezoekers van haar website:
- IP-adressen en browsergegevens (via cookies)
- Surfgedrag op de website
- Contactformuliergegevens (naam, e-mailadres, bericht)
3. Doeleinden en grondslagen
FutureXL verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de onderstaande doeleinden en op basis van de daarbij genoemde rechtsgrondslagen (art. 6 AVG).
| Doeleinde | Betrokkene | Grondslag |
| Uitvoering bemiddelingsopdracht (matching kandidaat aan vacature) | Kandidaten | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Doorsturen cv aan opdrachtgever na toestemming | Kandidaten | Toestemming (art. 6.1.a) |
| Opname in talentpool na afwijzing of inschrijving | Kandidaten | Toestemming (art. 6.1.a) |
| Onderhouden van contact over passende vacatures | Kandidaten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): commercieel belang bij een actief kandidatenbestand |
| Opstellen en uitvoeren van interim-contracten (SNA/Wet DBA) | Kandidaten, Opdrachtgevers | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Klantrelatiebeheer en opdrachtenportefeuille | Opdrachtgevers | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): operationeel belang bij continuïteit van de samenwerking |
| Vacatureoverzicht per e-mail (nieuwsbrief) | Kandidaten, Bezoekers | Toestemming (art. 6.1.a) |
| Verbetering van dienstverlening en rapportages | Alle betrokkenen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): belang bij hogere kwaliteit van dienstverlening voor kandidaten en opdrachtgevers |
| Websiteanalyse en cookiebeheer | Websitebezoekers | Toestemming (art. 6.1.a) |
Toestemming die wordt verleend kan te allen tijde worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
4. Gebruik van AI-tools bij werving en selectie
FutureXL maakt gebruik van AI-ondersteunde tools (waaronder Microsoft Copilot) ter ondersteuning van interne werkprocessen, zoals het opstellen van vacatureteksten en het organiseren van communicatie. FutureXL handelt hierbij conform de NVP Sollicitatiecode 2025 en de Europese AI Act.
- AI-tools worden niet ingezet voor geautomatiseerde besluitvorming over kandidaten in de zin van art. 22 AVG.
- De eindbeslissing over selectie en plaatsing berust te allen tijde bij een menselijke medewerker van FutureXL.
- Persoonsgegevens van kandidaten worden niet ingevoerd in niet-goedgekeurde AI-systemen buiten de beveiligde bedrijfsomgeving.
- Emotieherkenning, stemanalyse of vergelijkbare technologieën worden niet ingezet in het selectieproces. Op verzoek licht FutureXL kandidaten toe welke AI-tools daadwerkelijk worden ingezet en op welke wijze.
- Op verzoek van een kandidaat licht FutureXL toe welke AI-toepassingen worden ingezet bij het matchen van kandidaten en vacatures en op welke wijze.
5. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn | Grondslag / toelichting |
| Gegevens afgewezen sollicitant (specifieke vacature) | 4 weken | AP-richtlijn; daarna verwijdering tenzij toestemming voor talentpool |
| Talentpool (met toestemming kandidaat) | 1 jaar | Toestemming; FutureXL vraagt periodiek om herbevestiging en schoont de talentpool jaarlijks op |
| Dossier selectietraject (geplaatste kandidaat) | 12 maanden | Gerechtvaardigd belang |
| Interim-contracten en facturatie | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Zakelijke correspondentie opdrachtgevers | 5 jaar | Gerechtvaardigd belang |
| Websitegegevens en cookies | Zie cookiebeleid | Conform toestemming |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens actief en aantoonbaar verwijderd uit alle systemen, waaronder een ATS-systeem en marketingsoftware.
6. Verstrekking aan derden
FutureXL verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien:
- de kandidaat hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend (bijvoorbeeld bij doorsturen cv aan opdrachtgever);
- dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst (bijv. SNA-administratie, salarisverwerking);
- FutureXL hiertoe wettelijk verplicht is.
FutureXL maakt gebruik van de volgende categorieën verwerkers, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten:
- IT-leveranciers en softwareplatforms (o.a. een ATS-systeem, Microsoft 365, marketingsoftware)
- Opdrachtgevers: uitsluitend na expliciete toestemming van de kandidaat
- Accountant en administratiekantoor: voor zover fiscaal vereist
FutureXL verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt gegevens niet aan commerciële derden of goede doelen.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
FutureXL maakt gebruik van diensten van leveranciers die persoonsgegevens kunnen verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Het gaat in het bijzonder om Microsoft (Microsoft 365 en Microsoft Copilot), waarbij gegevens naar de Verenigde Staten kunnen worden doorgegeven. Deze doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework, waaraan Microsoft is gecertificeerd, en voor zover van toepassing de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen op grond van art. 46 AVG. Betrokkenen kunnen aanvullende informatie over de getroffen waarborgen opvragen via info@futurexl.nl onder vermelding van ‘Privacy’. FutureXL volgt voor deze doorgifte de aanbevelingen van de Europese privacytoezichthouders en heeft met Microsoft de aanvullende technische en organisatorische maatregelen contractueel vastgelegd via de Data Protection Addendum die als verwerkersovereenkomst onder de bedrijfslicentie geldt. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt door een softwareleverancier buiten de Europese Economische Ruimte; voor deze doorgifte zijn modelcontractbepalingen op grond van art. 46 AVG overeengekomen.
8. Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft iedere betrokkene de volgende rechten:
| Recht | Toelichting |
| Inzage (art. 15) | Je kunt opvragen welke gegevens FutureXL van je verwerkt. |
| Rectificatie (art. 16) | Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren. |
| Verwijdering (art. 17) | Je kunt verzoeken jouw gegevens te verwijderen (‘recht op vergetelheid’). |
| Beperking (art. 18) | Je kunt de verwerking laten beperken in specifieke omstandigheden. |
| Dataportabiliteit (art. 20) | Je kunt jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen, voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt. |
| Bezwaar (art. 21) | Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. |
| Intrekken toestemming | Je kunt verleende toestemming te allen tijde intrekken zonder opgave van reden. |
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@futurexl.nl onder vermelding van ‘Privacy’. FutureXL reageert binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd wanneer een verzoek complex of meervoudig is, in welk geval FutureXL de betrokkene daarover binnen de eerste maand informeert. Bij een verzoek om inzage of verwijdering kan om identificatie worden gevraagd. Maak bij het meesturen van een identiteitsbewijs de pasfoto, het BSN, het paspoortnummer en de MRZ onleesbaar. Voor het op een veilige manier onleesbaar maken van deze velden adviseert FutureXL het gebruik van de KopieID-app van de Rijksoverheid.
FutureXL verwerkt verwijderverzoeken aantoonbaar en tijdig. Niet reageren op een verwijderverzoek is een overtreding van de AVG en kan leiden tot een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Beveiliging
FutureXL heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder meer:
- Versleutelde opslag en overdracht van gegevens
- Toegangsbeveiliging op basis van het ‘need to know’-principe
- Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen die persoonsgegevens verwerken
- Gebruik van uitsluitend AVG-conforme systemen binnen de goedgekeurde bedrijfsomgeving
Bij een vermoeden van een datalek of beveiligingsincident kan contact worden opgenomen via info@futurexl.nl. FutureXL is verplicht een datalek met hoog risico binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, informeert FutureXL hen daarover ook rechtstreeks (art. 34 AVG).
10. Profilering
FutureXL maakt gebruik van gegevensanalyse om haar dienstverlening te verbeteren en rapportages aan opdrachtgevers op te stellen. Dit geschiedt op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau en leidt niet tot geautomatiseerde individuele besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.
11. Klachten en wijzigingen
Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door FutureXL kunt u contact opnemen via info@futurexl.nl. Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, heeft betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
FutureXL behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is te raadplegen op www.futurexl.nl. Ingrijpende wijzigingen worden per e-mail gecommuniceerd aan betrokkenen voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.
Versie 2.0 Mei 2026. Vervangt alle voorgaande versies.