Wil jij veilig ZZP’ers inhuren?

Met het opheffen van het handhavingsmoratorium per 1 januari 2025 en de aankomende invoering van de VBAR-wetgeving (in 2026), is het essentieel om zorgvuldig om te gaan met het inhuren van ZZP’ers. Hier zijn enkele belangrijke aandachtspunten die je als opdrachtgever kunt overwegen bij het inhuren van ZZP’ers.

Evalueer de aard van de arbeidsrelatie in relatie tot inbedding en autonomie

Het Deliveroo-arrest benadrukt dat een arbeidsrelatie wordt beoordeeld op criteria zoals de mate van inbedding van de werkzaamheden in de organisatie en de autonomie van de ZZP’er. Dit betekent dat je extra aandacht moet besteden aan de contractuele en feitelijke invulling van deze aspecten. Zorg ervoor dat de ZZP’er niet functioneert als integraal onderdeel van jouw organisatie. De VBAR geeft houvast bij het bepalen van de aard van de arbeidsrelatie en om te achterhalen of de ZZP’er werkt als zelfstandige of feitelijk als werknemer. De VBAR-wetgeving biedt hierbij drie hoofdelementen en bijbehorende indicaties:

Hoofdelementen:

  • W (Werknemer): Dit element richt zich op de mate van gezag en werkinhoudelijke of organisatorische sturing. Vraag jezelf af:
    • Bepaal jij hoe het werk wordt uitgevoerd?
    • Controleer jij de uitvoering (in plaats van de deliverables)?
    • Zijn de werkzaamheden geïntegreerd in jouw organisatie?
    • Als je bovenstaande punten ontkennend kunt beantwoorden, ben je als opdrachtgever op de goede weg. Vergeet alleen niet om goede resultaat afspraken te maken.
  • Z (Zelfstandige): Dit element kijkt naar de zelfstandigheid en het werken voor eigen rekening en risico. Dit betekent dat de ZZP’er:
    • Zelfstandig bepaalt hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd.
    • Eigen middelen, gereedschap of apparatuur gebruikt.
    • Het ondernemersrisico draagt, zoals aansprakelijkheid voor fouten of tegenvallende inkomsten.
    • Hier kun jij als opdrachtgever de ZZP’er ook op aanspreken. Een SNA gecertificeerde intermediair zal hier doorgaans in de contractuele afhandeling ook op letten.
  • OP (Ondernemerschap): Als de elementen W en Z in balans zijn, wordt gekeken of de ZZP’er doorgaans als zelfstandige opereert voor vergelijkbare werkzaamheden. Relevante punten hierbij zijn:
    • Inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
    • Een eigen bedrijfsvoering, inclusief btw-aangifte en marketingactiviteiten.

Indicaties per hoofdelement: De hoofdelementen worden verder ingevuld door indicaties die helpen bepalen of de arbeidsrelatie zelfstandig is of meer lijkt op een dienstverband:

  • Indicaties voor W (Werknemer):
    De opdrachtgever bepaalt werktijden en methoden, de werkzaamheden maken integraal deel uit van de organisatie en de ZZP’er is persoonlijk verplicht het werk zelf uit te voeren.
  • Indicaties voor Z (Zelfstandige):
    De ZZP’er bepaalt zelfstandig hoe het werk wordt uitgevoerd, gebruikt eigen middelen of investeringen en er is sprake van een duidelijke ondernemerspositie met eigen klanten en risico’s.

Door deze hoofdelementen en indicaties te analyseren, kun je beter inschatten of de arbeidsrelatie voldoet aan de criteria van zelfstandigheid.

Voorkom schijnzelfstandigheid

Schijnzelfstandigheid ontstaat wanneer een ZZP’er wordt ingehuurd terwijl de relatie meer lijkt op een dienstverband. Dit kan leiden tot boetes en naheffingen.

  • Wees zorgvuldig met contracten: Een overeenkomst van opdracht is niet voldoende. De feitelijke uitvoering op de werkvloer moet de zelfstandige status ondersteunen.
  • Beoordeel de praktijk: Controleer of de werkrelatie in de praktijk overeenkomt met de afspraken. Wordt de ZZP’er onafhankelijk behandeld, zonder sturing of controle?
  • Vermijd langdurige opdrachten: Bij langdurige of herhaalde samenwerkingen kan een schijn van een dienstverband ontstaan, zeker als de werkzaamheden identiek zijn aan die van werknemers. Werk met opdrachten met een duidelijk begin en einde, bijvoorbeeld op basis van een Statement of Work (SOW). Dit is bij projecten met afzonderlijke project deliverables meestal goed te duiden.

Door een strikte toetsing voorkom je dat een ZZP’er onterecht als werknemer wordt beschouwd, wat jouw organisatie weer beschermt tegen juridische en financiële risico’s.

Bereid je voor op mogelijke controles

  • Documenteer waarom de ZZP-constructie voldoet aan de criteria van zelfstandigheid. Neem daarbij de roadmap voor jouw bemensing van de activiteiten mee en ook de mate waarin op projectbasis wordt gewerkt. Een flexibele schil is in veel projectorganisaties juist heel logisch en gebruikelijk. Alleen, deze mensen maken geen deel uit van jouw kernorganisatie, ze worden niet in jouw personeelsdossier opgenomen, ze worden niet uitgenodigd op de kerstborrel. Documenteer dat!
  • Controleer regelmatig of bestaande contracten en werksituaties voldoen aan de VBAR-wetgeving. Een half jaarlijkse evaluatie van de opdracht en de resultaten raden wij van harte aan.
  • Laat jouw intermediair (met SNA certificering) met een interne manager regelmatig, elk half jaar, check-ups uitvoeren van de opdracht, de uitvoering en de mate van inbedding van de ZZP’er in de organisatie.

Overweeg alternatieve structuren

Als uit de toetsing blijkt dat de relatie meer op een dienstverband lijkt, overweeg dan andere opties:

  • Het afsluiten van een detacheringsovereenkomst.
  • Het aanbieden van een dienstverband.
  • Herzien van de taken en rollen die intern zijn versus de resultaatgebieden die aan een specialist kunnen worden uitbesteed op projectmatige basis.

Maak duidelijke afspraken

Stel een gedetailleerde overeenkomst van opdracht op waarin de zelfstandige status van de ZZP’er helder wordt gedefinieerd. Zorg ervoor dat deze via een SNA-gecertificeerde tussenpersoon wordt afgehandeld.

Waarborg intern dat deze afspraken ook daadwerkelijk worden nageleefd in de praktijk.

Zorg voor interne bewustwording

Train HR en leidinggevenden in de regels, zodat zij weten hoe ze zelfstandigheid kunnen waarborgen en risico’s kunnen beperken.

Stel een intern afwegingskader op dat helpt bepalen of een rol geschikt is voor inhuur van ZZP’ers. Criteria zoals inbedding, gezagsverhouding en ondernemerschap moeten hierin helder worden uitgewerkt.

Continuïteit en compliance

  • Combineer strategische personeelsplanning met compliance: streef naar een balans tussen het behouden van talent en het naleven van de wetgeving.
  • Herzie interim arbeidsrelaties periodiek om te voorkomen dat een langdurige samenwerking alsnog als dienstverband wordt aangemerkt. Wissel indien nodig na een bepaalde periode (bijvoorbeeld twee jaar) van ZZP’er om de indruk van een dienstverband te vermijden. Dit kan tevens bijdragen aan kennisdeling en marktvernieuwing.

Met een goede aanpak van deze aandachtspunten kun je de samenwerking met ZZP’ers juridisch correct inrichten, de organisatie beschermen tegen risico’s, en tegelijkertijd bijdragen aan een gezonde arbeidsmarkt. FutureXL ondersteunt dit proces als SNA gecertificeerde intermediair en staat voor toetsing en compliance. Wil je ook jouw ZZP-contracten onderbrengen bij een betrouwbare en meedenkende intermediair? Neem contact op met Fiona van Maanen via 0651995186 of fiona@futurexl.nl.

Gerelateerde artikelen